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Forum Nazionale sulla
Dematerializzazione dei Documenti
Lecce 18 Settembre 2008
Document Management System e
Conservazione Sostitutiva
Opportunità per le Imprese
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Menù del giorno…
DMS e Conservazione Sostitutiva
Le aziende e:
• la carta
• le informazioni
• gli obblighi e le regole
• il business
Come armonizzare tutto questo?
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I Processi Documentali
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La carta
Obiettivo: Processi documentali
• Gli analisti: il 60% delle informazioni in un’azienda è racchiusa nei documenti
• il documento “tradizionale” è un insieme di informazioni non strutturate
• I sistemi informativi possono gestire solo “informazioni strutturate”
• E’ necessario trasformare il documento in una fonte di informazione:
• ottimizzata: evitando inutili repliche
• accessibile: il documento disponibile ovunque
• Identificabile: ricerche per contenuto e tipologia
• integra: preservata nel tempo
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La carta
Obiettivo: Processi documentali
l processi documentali oltre che intra-aziendali sono inter-aziendali
La “consuetudine” alla carta porta grosse dis-economie di scala e di filiera
Le norme (civil Law) sono “rigide”, poco “adattabili” (controllo vs supporto)
Processo tradizionale: produzione di dati su carta che verrà re-digitalizzzata
Processo innovativo: evitare che venga prodotta la carta
All’interno dell’azienda
Tra le aziende
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La carta
Obiettivo: Processi documentali
l’innovazione in azienda è relativamente semplice (volontà “privata”)
Sistemi di gestione documentale
Integrazione tecnologica e operativa:
Internet, mail, ecc.
Sistemi Gestionali, CRM, ecc. ecc.
L’innovazione tra le aziende è più complessa (volontà “sociale”)
Norme
Fiscalità
“Sistema” tra comunità aziendali
Stato: da controllo a supporto
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La carta
Tra ieri e domani
Ieri
DomaniSupporto
Controllo
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Tra Ieri e Domani
Strumenti per la Gestione dei Documenti
Document Management Systems (DMS)
• Razionalizzazione e strutturazione delle informazioni (index,
foldering, storage, retrieval, …)
• Processi decisionali/autorizzativi (Work Flow)
• Integrazione con “la rete” (connector)
• Documenti “multimediali”
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IBM Enterprise Content Management
Information Integrator
for ContentUnified Portal API Set
Computer Output,
Spools
Multimedia objects
TSM
Information Sources & existing Repositories
Internally produced
Office documents
CM OnDemand
WWW
Customer Services
Solutions
Websphere Portal
MessagePlus Open
Incoming paper,
documents,letters
SAP
Exchange
Lotus Domino
CommonStore
Business Letters,
Outgoing Documents
Document Manager
e-Forms
e-Mails,
Records Manager
Siebel Integration for CM
Lotus Workplace Web Content Management
Adobe / IBM CM
Forms Integration
Ascent Capture
CM module
Central Repository:
IBM
Content Manager
Information Integrator
for ContentUnified Portal API Set
Computer Output,
Spools
Multimedia objects
TSM
Information Sources & existing Repositories
Internally produced
Office documents
CM OnDemand
WWW
Customer Services
Solutions
Websphere Portal
MessagePlus Open
Incoming paper,
documents,letters
SAP
Exchange
Lotus Domino
CommonStore
Business Letters,
Outgoing Documents
Document Manager
e-Forms
e-Mails,
Records Manager
Siebel Integration for CM
Lotus Workplace Web Content Management
Adobe / IBM CM
Forms Integration
Ascent Capture
CM module
Central Repository:
IBM
Content Manager
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Tra Ieri e Domani
Lo Stato: cosa sta facendo?
• Infrastrutture per la gestione dei documenti elettronici
• Certification Authority (Firma Digitale)
• Servizi di “Marcatura Temporale” (Time Stamping Authority)
• Carta Identità Elettronica (CIE)
• Carta Nazionale dei Servizi (CNS) e servizi sanitari regionali
• Servizi di Posta Elettronica Certificata (PEC)
• Processi
• Protocollo Informatico (per la PPAA)
• Modulistica On-line (F24, Inail, ecc.): Portali per il cittadino e le imprese
• Conservazione Sostitutiva… ecc. ecc.
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Tra Ieri e Domani
Lo Stato: cosa c’è ancora da fare?
• Innanzi tutto: Cultura
• La carta (anche se sembra assurdo) è una forma di potere e legittimazione
• I processi “cartacei” sono quasi sempre non-razionali
•Frutto di “tradizione”, “consuetudine”, e orientata al controllo (Stato)
• I processi informatici
• “disorientano”
• sono “neutri”
• misurano l’efficienza
• misurano l’efficacia
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Tra Ieri e Domani
Lo Stato: cosa c’è ancora da fare?
• Visione e strategia
• Obiettivi chiari: vogliamo effettivamente favorire la gestione elettronica dei
documenti?
• Processi “critici”: quali sono i processi critici nelle aziende? Li conosciamo?
• Re-ingegnerizzazione dei processi: come ridurre al minimo l’impatto legislativo
sull’organizzazione?
• Tattica
• logica di servizio (stimolo) vs logica di controllo (freno all’innovazione)
• quali tecnologie per quali obiettivi
• diffondere motivazione al cambiamento
• ….. Cos’altro?: Proposte
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Tra Ieri e Domani
Lo Stato: cosa c’è ancora da fare?
• Regole
• Dovrebbero essere chiare (poche, precise e “ragionevoli”)
• Dovrebbero tenere conto delle tecnologie disponibili (e non vice versa)
• Non dovrebbero stravolgere procedure consolidate (legate al business)
• La “prassi” non “supporta” le regole: le regole devono essere cambiate!
• La cultura del legislatore:
• Da controllo a supporto: quando?
• Dalla definizione di Processi/Procedure alla definizione di Stati dei Processi
• Adozione di standard internazionali già diffusi nel mercato
• Dalla norma specifica alla norma “generale”: semplificare!
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Document Management System
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• Cosa si può fare con un Document Management System:
• Catalogare i documenti (protocollo)
• Creare associazioni “logiche” tra i documenti (folder)
• Definire eventi temporali (trigger)
• Definire processi (work flow)
• Definire ruoli e responsabilità (profili utente)
• Integrarsi con il sistema informativo (Input/Output)
• Visualizzare documenti secondo le “Permission Policy”
Document Management System
Che cos’è
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• Catalogare i documenti:
• Identificare univocamente ogni singolo documento
• Facilitarne il reperimento e la consultazione
•Creare associazioni “logiche” tra i documenti (folder)
• Costruire “pratiche” per aggregazione logica di documenti
• Associare un documento a più pratiche e vice versa
•Definire eventi temporali (trigger)
• Sollecitare l’effettuazione di azioni associate ai documenti
• Registrare chi ha agito e quando
DMS
A cosa serve
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• Definire processi (work flow)
• Creare “percorsi di avanzamento” delle pratiche
• Definire processi “approvativi” autorizzativi o informativi
•Definire ruoli e responsabilità (profili utente)
• Chi decide, chi approva, chi autorizza, chi riceve, chi invia,….
• Chi può accedere a dati sensibili
•Integrarsi con il sistema informativo (input/Output)
• Acquisire documenti
• Fornire dati
DMS
A cosa serve
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DMS
• Lo strumento anche se flessibile, potente,“miracoloso” è
sufficiente?
• Siamo pronti per gestire i “documenti senza carta”?
• Quali vantaggi potremo trarre da questo cambiamento?
• Come affrontare questo cambiamento?
• Possiamo misurare le opportunità e i vantaggi?
Quali vantaggi per le aziende
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• Gestire i “documenti senza carta”:
• Pensare in modo sistemico (documenti=dati=documenti)
• Agire sugli “ortodossismi” consolidati
• Razionalizzare i processi e le procedure
• Coinvolgere il top management
In sintesi: agire sulla cultura aziendale
DMS
Quali vantaggi per le aziende
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•Vantaggi del cambiamento:
• Ridurre i costi di gestione dei documenti
• Razionalizzare la gestione di documenti eterogenei
• Aumentare l’efficienza
• Evitare ritardi e “omissioni”
• Tracciare eventi e decisioni
• Aumentare la sicurezza “sulle informazioni”
DMS
Quali vantaggi per le aziende
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• Come affrontare il cambiamento:
• Valutare il vantaggio economico
• Valutare l’impatto organizzativo
• Identificare e razionalizzare le motivazioni al cambiamento
• Quantificare lo sforzo formativo (anche culturale)
• Pianificare un cambiamento evolutivo o radicale
DMS
Quali vantaggi per le aziende
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Quali vantaggi?
![Page 23: Document Management System e Conservazione Sostitutiva - Presentazione... · Forum Nazionale sulla Dematerializzazione dei Documenti Lecce 18 Settembre 2008 Document Management System](https://reader036.vdocumenti.com/reader036/viewer/2022062414/5c676d3d09d3f22d638bd269/html5/thumbnails/23.jpg)
DMS
Quali vantaggi per le aziende
Scanner/Fax/Print
Documenti
Elettronici
Input: Acquisizione
o Cattura
DBMSIntegrazione
Ambienti Legacy
(Siebel, SAP,..)
Indicizzazione,
Organizzazione,
Archiviazione,
Ricerca
e
Consultazione
Conservazione
Sostitutiva
Output:
Invio e Stampa
DMS
Eliminazione
della cartaGestione
elettronicaArchivio storico
elettronico
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DMS
Quanto costa gestire un documento
Il costo per il totale trattamento (dalla
produzione alla distruzione) di una fattura
cartacea per le imprese europee è stimato tra
Euro 10,00 e 50,00*
• Costi fornitore:• redazione della fattura
• invio della fattura
• archivio
• gestione degli incassi
• copie “allegate”
• dispute e controversie
• Costi cliente:• ricevimento della fattura
• controllo e smistamento
• archivio
• gestione dei pagamenti
• copie “allegate”
• dispute e controversie
*fonte: “Fattura Elettronica: i vanataggi per imprese” di Umberto Zanin – 09/12/03 e Studio Arthur D. Little – 2001 e Studio BVA - 2002
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DMS
Quanto “si risparmia” nella gestione elettronica dei documenti
(#) costo stimato per documento al netto degli investimenti
(*) l’efficienza è “stimata” su organizzazioni di media complessità.
Tipo di Gestione
Documentale
Costo
Complessivo
(1° anno) (#)
Costo
Complessivo
(dal 2° anno) (#)
Efficienza (*)
Tradizionale: completamente
cartaceo100 100 10
Misto: Invio cartaceo
conservazione sostitutiva (no
DMS)circa 96 circa 94 circa 65
Smaterializzato: DMS, fattura
elettronica e conservazione
sostitutivacirca 30 circa 25 intorno a 90
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• Aumento dell’efficacia/efficienza
• Processi razionalizzati e orientati al business
• Economia nell’integrazione del business di scala e di filiera
• Migliore governance (misurabilità, tracciabilità, ecc.)
• Relazioni con con la PPAA
• Solo se non in contrasto con i procsessi di business
In sintesi
Paperless company
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Un caso concreto
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Fast invoice tracking
Improve document sharing
Speed up invoice verification activities
Eliminate low-added value activities
Reduce paper storing to save space
Business needs
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Where we started..
11Invoices
To be
stored
12 Final archiving
Incoming
2Invoice
division3 Purchasing
department
4
Selection of
Urgent
Invoices
5
Urgent
Invoices
registration
6Invoices
To be
registered
7
To be paid
8
9
10
Invoices with
Differences
(NP e AC)
Receipt
missing
Invoice to be
approved(NN)
Gerardina
AnnalisaFiorella
Simona
1
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Where we arrived..
Gerardina
Annalisa
Simona
Fiorella 2
Invoices with issues are
separated, regular invoices
are registered.
All remaining steps are
performed in the system.
4Final
archiving
Invoice scanning
and archiving
Internal workflows
to address issues
3
Incoming
Mail1
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Process simplification
On-line availability of invoices both from IBM content
management and our ERP system
Complete traceability of invoices
Speed up invoice verification activities
Eliminate low-added value activities
Benefits achieved
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Implementation of “substitution archiving” and elimination of
paper
Extension of content management to customer invoices and
other legal documents
Steps done for project completion
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Companies involved:
Ducati Motors
Ducati Corse
Invoices handled per annum
Ducati Motors: 85K (60% suppliers, 40% customers)
Ducati Corse: 20K (70% suppliers, 30% customers)
Break even: 9 months from “go live”
Global project investment: about 70K Euro
Project dimension and economic benefit
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Document pass through:
Before: 4 days
After: 4 hours
Efficiency index (estimated on reclaim document)
Before: 4 hours
After: 30 seconds
Performance improvement (average)
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Domande