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Forum Nazionale sullaDematerializzazione dei Documenti
Lecce 18 Settembre 2008
Document Management System e Conservazione Sostitutiva
Opportunità per le Imprese
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Menù del giorno…Menù del giorno…
DMS e Conservazione SostitutivaDMS e Conservazione Sostitutiva
Le aziende e:• la carta• le informazioni• gli obblighi e le regole • il business Come armonizzare tutto questo?
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I Processi Documentali
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La cartaLa carta
Obiettivo: Processi documentaliObiettivo: Processi documentali • Gli analisti: il 60% delle informazioni in un’azienda è racchiusa nei
documenti
• il documento “tradizionale” è un insieme di informazioni non
strutturate
• I sistemi informativi possono gestire solo “informazioni strutturate”
• E’ necessario trasformare il documento in una fonte di
informazione:
• ottimizzata: evitando inutili repliche
• accessibile: il documento disponibile ovunque
• Identificabile: ricerche per contenuto e tipologia
• integra: preservata nel tempo
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La La cartacarta
Obiettivo: Processi documentaliObiettivo: Processi documentali l processi documentali oltre che intra-aziendali sono inter-aziendali
La “consuetudine” alla carta porta grosse dis-economie di scala e
di filiera
Le norme (civil Law) sono “rigide”, poco “adattabili” (controllo vs
supporto)
Processo tradizionale: produzione di dati su carta che verrà re-
digitalizzzata
Processo innovativo: evitare che venga prodotta la carta
All’interno dell’azienda
Tra le aziende
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La La cartacarta
Obiettivo: Processi documentaliObiettivo: Processi documentali l’innovazione in azienda è relativamente semplice (volontà “privata”)
Sistemi di gestione documentale Integrazione tecnologica e operativa:
Internet, mail, ecc. Sistemi Gestionali, CRM, ecc. ecc.
L’innovazione tra le aziende è più complessa (volontà “sociale”) Norme Fiscalità “Sistema” tra comunità aziendali Stato: da controllo a supporto
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La cartaLa carta
Tra ieri e domaniTra ieri e domani
Ieri
DomaniSupporto
Controllo
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Tra Ieri e DomaniTra Ieri e Domani
Strumenti per la Gestione dei Strumenti per la Gestione dei
DocumentiDocumenti Document Management Systems (DMS)
• Razionalizzazione e strutturazione delle informazioni (index, foldering, storage, retrieval, …)
• Processi decisionali/autorizzativi (Work Flow)• Integrazione con “la rete” (connector)• Documenti “multimediali”
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IBM Enterprise Content IBM Enterprise Content ManagementManagement
Information Integrator for Content
Unified Portal API Set
Computer Output,Spools
Multimedia objects
TSM
Information Sources & existing Repositories
Internally producedOffice documents
CM OnDemand
WWW Customer ServicesSolutions
Websphere Portal
MessagePlus Open
Incoming paper,documents,letters
SAP
Exchange
Lotus Domino
CommonStore
Business Letters,Outgoing Documents
Document Manager
e-Formse-Mails,
Records Manager
Siebel Integration for CM
Lotus Workplace Web Content Management
Adobe / IBM CM Forms
Integration
Ascent Capture CM
moduleScan
Central Repository:IBM
Content Manager
Information Integrator for Content
Unified Portal API Set
Computer Output,Spools
Multimedia objects
TSM
Information Sources & existing Repositories
Internally producedOffice documents
CM OnDemand
WWW Customer ServicesSolutions
Websphere Portal
MessagePlus Open
Incoming paper,documents,letters
SAP
Exchange
Lotus Domino
CommonStore
Business Letters,Outgoing Documents
Document Manager
e-Formse-Mails,
Records Manager
Siebel Integration for CM
Lotus Workplace Web Content Management
Adobe / IBM CM Forms
Integration
Ascent Capture CM
moduleScan
Central Repository:IBM
Content Manager
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Tra Ieri e DomaniTra Ieri e Domani
Lo Lo Stato: cosa sta facendoStato: cosa sta facendo??
• Infrastrutture per la gestione dei documenti elettronici• Certification Authority (Firma Digitale)• Servizi di “Marcatura Temporale” (Time Stamping Authority)• Carta Identità Elettronica (CIE)• Carta Nazionale dei Servizi (CNS) e servizi sanitari regionali• Servizi di Posta Elettronica Certificata (PEC)
• Processi• Protocollo Informatico (per la PPAA)• Modulistica On-line (F24, Inail, ecc.): Portali per il cittadino e le
imprese• Conservazione Sostitutiva… ecc. ecc.
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Tra Ieri e DomaniTra Ieri e Domani
Lo Lo Stato: cosa c’è ancora da fareStato: cosa c’è ancora da fare??
• Innanzi tutto: Cultura• La carta (anche se sembra assurdo) è una forma di potere e
legittimazione• I processi “cartacei” sono quasi sempre non-razionali
•Frutto di “tradizione”, “consuetudine”, e orientata al controllo (Stato)
• I processi informatici• “disorientano”• sono “neutri”• misurano l’efficienza• misurano l’efficacia
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Tra Ieri e DomaniTra Ieri e Domani
Lo Stato: cosa c’è ancora da fare?Lo Stato: cosa c’è ancora da fare?• Visione e strategia
• Obiettivi chiari: vogliamo effettivamente favorire la gestione elettronica dei documenti?
• Processi “critici”: quali sono i processi critici nelle aziende? Li conosciamo?
• Re-ingegnerizzazione dei processi: come ridurre al minimo l’impatto legislativo sull’organizzazione?
• Tattica• logica di servizio (stimolo) vs logica di controllo (freno all’innovazione)• quali tecnologie per quali obiettivi• diffondere motivazione al cambiamento• ….. Cos’altro?: Proposte
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Tra Ieri e DomaniTra Ieri e Domani
Lo Stato: cosa c’è ancora da fare?Lo Stato: cosa c’è ancora da fare?
• Regole• Dovrebbero essere chiare (poche, precise e “ragionevoli”)• Dovrebbero tenere conto delle tecnologie disponibili (e non vice
versa)• Non dovrebbero stravolgere procedure consolidate (legate al
business)• La “prassi” non “supporta” le regole: le regole devono essere
cambiate!
• La cultura del legislatore:• Da controllo a supporto: quando?• Dalla definizione di Processi/Procedure alla definizione di Stati
dei Processi• Adozione di standard internazionali già diffusi nel mercato• Dalla norma specifica alla norma “generale”: semplificare!
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Document Management System
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• Cosa si può fare con un Document Management System:
• Catalogare i documenti (protocollo)
• Creare associazioni “logiche” tra i documenti (folder)
• Definire eventi temporali (trigger)
• Definire processi (work flow)
• Definire ruoli e responsabilità (profili utente)
• Integrarsi con il sistema informativo (Input/Output)
• Visualizzare documenti secondo le “Permission Policy”
Document Management SystemChe cos’è
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• Catalogare i documenti:• Identificare univocamente ogni singolo documento• Facilitarne il reperimento e la consultazione
•Creare associazioni “logiche” tra i documenti (folder)• Costruire “pratiche” per aggregazione logica di
documenti• Associare un documento a più pratiche e vice versa
•Definire eventi temporali (trigger)• Sollecitare l’effettuazione di azioni associate ai
documenti• Registrare chi ha agito e quando
DMS
A cosa serve
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• Definire processi (work flow)• Creare “percorsi di avanzamento” delle pratiche• Definire processi “approvativi” autorizzativi o informativi
•Definire ruoli e responsabilità (profili utente)• Chi decide, chi approva, chi autorizza, chi riceve, chi
invia,….• Chi può accedere a dati sensibili
•Integrarsi con il sistema informativo (input/Output)• Acquisire documenti • Fornire dati
DMS
A cosa serve
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DMS
• Lo strumento anche se flessibile, potente, “miracoloso”
è sufficiente?
• Siamo pronti per gestire i “documenti senza carta”?
• Quali vantaggi potremo trarre da questo cambiamento?
• Come affrontare questo cambiamento?
• Possiamo misurare le opportunità e i vantaggi?
Quali vantaggi per le aziende
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• Gestire i “documenti senza carta”:
• Pensare in modo sistemico (documenti=dati=documenti)
• Agire sugli “ortodossismi” consolidati
• Razionalizzare i processi e le procedure
• Coinvolgere il top management
In sintesi: agire sulla cultura aziendale
DMS
Quali vantaggi per le aziende
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• Vantaggi del cambiamento:
• Ridurre i costi di gestione dei documenti
• Razionalizzare la gestione di documenti eterogenei
• Aumentare l’efficienza
• Evitare ritardi e “omissioni”
• Tracciare eventi e decisioni
• Aumentare la sicurezza “sulle informazioni”
DMS
Quali vantaggi per le aziende
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• Come affrontare il cambiamento:
• Valutare il vantaggio economico
• Valutare l’impatto organizzativo
• Identificare e razionalizzare le motivazioni al cambiamento
• Quantificare lo sforzo formativo (anche culturale)
• Pianificare un cambiamento evolutivo o radicale
DMS
Quali vantaggi per le aziende
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Quali vantaggi?
![Page 23: Forum Nazionale sulla Dematerializzazione dei Documenti Lecce 18 Settembre 2008 Document Management System e Conservazione Sostitutiva Opportunità per](https://reader036.vdocumenti.com/reader036/viewer/2022062418/5542eb5a497959361e8c6b2e/html5/thumbnails/23.jpg)
DMS
Quali vantaggi per le aziende
Scanner/Fax/Print
DocumentiElettronici
Input: Acquisizione o Cattura
DBMSIntegrazioneAmbienti Legacy(Siebel, SAP,..)
Indicizzazione,Organizzazione, Archiviazione,
Ricercae
Consultazione
Conservazione Sostitutiva
Output:Invio e Stampa
DMS
Eliminazione della carta
Gestione elettronica
Archivio storico elettronico
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DMS
Quanto costa gestire un documento
Il costo per il totale trattamento (dalla produzione alla distruzione) di una fattura
cartacea per le imprese europee è stimato traEuro 10,00 e 50,00*
• Costi fornitore:•redazione della fattura •invio della fattura •archivio •gestione degli incassi •copie “allegate”•dispute e controversie
• Costi cliente:•ricevimento della fattura •controllo e smistamento •archivio •gestione dei pagamenti •copie “allegate” •dispute e controversie
*fonte: “Fattura Elettronica: i vanataggi per imprese” di Umberto Zanin – 09/12/03 e Studio Arthur D. Little – 2001 e Studio BVA - 2002
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DMS
Quanto “si risparmia” nella gestione elettronica dei documenti
(#) costo stimato per documento al netto degli investimenti(*) l’efficienza è “stimata” su organizzazioni di media complessità.
Tipo di Gestione Documentale
Costo Complessivo
(1° anno) (#)
Costo Complessivo(dal 2° anno)
(#)
Efficienza (*)
Tradizionale: completamente cartaceo 100 100 10
Misto: Invio cartaceo conservazione sostitutiva
(no DMS)circa 96 circa 94 circa 65
Smaterializzato: DMS, fattura elettronica e
conservazione sostitutiva circa 30 circa 25 intorno a 90
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• Aumento dell’efficacia/efficienza
• Processi razionalizzati e orientati al business
• Economia nell’integrazione del business di scala e di filiera
• Migliore governance (misurabilità, tracciabilità, ecc.)
• Relazioni con con la PPAA
• Solo se non in contrasto con i procsessi di business
In sintesiPaperless company
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Un caso concreto
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Fast invoice tracking
Improve document sharing
Speed up invoice verification activities
Eliminate low-added value activities
Reduce paper storing to save space
Business needs
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Where we started..
11Invoices
To bestored
12 Final archiving
IncomingMail
2Invoicedivision
3 Purchasingdepartment
4
Selection ofUrgent
Invoices
5
UrgentInvoices
registration
6InvoicesTo be
registered
7
To be paid
8
9
10
Invoices withDifferences(NP e AC)
Receipt missing
Invoice to be approved(NN)
Gerardina
AnnalisaFiorella
Simona
1
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Where we arrived..
Gerardina
Annalisa
Simona
Fiorella 2
Invoices with issues are separated, regular invoices are registered.All remaining steps are performed in the system.
4Final
archiving
Invoice scanning and archivingInternal workflows to address issues
3
IncomingMail
1
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Process simplification
On-line availability of invoices both from IBM content management and our ERP system
Complete traceability of invoices
Speed up invoice verification activities
Eliminate low-added value activities
Benefits achieved
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Implementation of “substitution archiving” and elimination of paper
Extension of content management to customer invoices and other legal documents
Steps done for project completion
![Page 33: Forum Nazionale sulla Dematerializzazione dei Documenti Lecce 18 Settembre 2008 Document Management System e Conservazione Sostitutiva Opportunità per](https://reader036.vdocumenti.com/reader036/viewer/2022062418/5542eb5a497959361e8c6b2e/html5/thumbnails/33.jpg)
Companies involved:Ducati Motors
Ducati Corse
Invoices handled per annumDucati Motors: 85K (60% suppliers, 40% customers)
Ducati Corse: 20K (70% suppliers, 30% customers)
Break even: 9 months from “go live”
Global project investment: about 70K Euro
Project dimension and economic benefit
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Document pass through:Before: 4 days
After: 4 hours
Efficiency index (estimated on reclaim document)Before: 4 hours
After: 30 seconds
Performance improvement (average)
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Domande