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Lo Scenario
Equitalia è la società a totale controllo pubblico (51% Agenzia delle entrate e 49% Inps), nata il 1° ottobre del 2006 e incaricata dell’esercizio dell’attività di riscossione di tributi, contributi e sanzioni. Il gruppo ha oltre 8000 collaboratori e da diversi anni affianca la formazione d’aula con attività di formazione elearning. L’Unità Organizzativa Formazione e Sviluppo dell’azienda ha maturato negli anni una notevole esperienza nella gestione ed erogazione di attività elearning.
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Lo Scenario
Elearnit, assieme ad altri fornitori di servizi, ha affiancato Equitalia fin dall’inizio. Nel caso analizzato in questo workshop, la sfida che si presentava a Formazione e Sviluppo era particolarmente complessa…
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L’esigenza
Come ogni grande azienda, specie in un settore in cui sono richieste competenze e conoscenze molto specialistiche e in costante evoluzione, la formazione e l’aggiornamento del personale è un’esigenza fondamentale.
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L’esigenza
Tuttavia, in un contesto di riduzione delle risorse economiche e in presenza di vincoli normativi - trattandosi di un struttura a capitale pubblico - non è facile trovare il giusto equilibrio e offrire a tutte le risorse umane l’occasione di potersi aggiornare.
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L’obiettivo
Ottimizzare, valorizzare la partecipazione ai corsi in aula e coinvolgere nel processo formativo in un contesto generale di riduzione delle risorse economiche destinate alle attività di formazione.
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La strada da seguire…
Organizzare un piano formativo che prevede 23 corsi di aggiornamento tecnico
su temi giuridico/normativi, da svolgere necessariamente in aula
per 8.500 dipendenti
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Come procedere?
Come ottimizzare costi e risorse?
Come far arrivare a tutte le oltre 8000 persone del gruppo conoscenze altamente specialistiche e aggiornate quali quelle fornite nei corsi d’aula previsti dal piano?
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La soluzione è arrivata come un’illuminazione…
Primo passo:Trasformiamo i discenti in formatori! In ogni situazione di scarsità, le risorse diventano preziose, e anche in questo caso la formazione è diventata un elemento di grande valore: chi ha partecipato aveva un privilegio di cui essere grato.
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A ciascuno dei corsi hanno quindi partecipato circa 15/25 dipendenti selezionati tra tutte le sedi e le società del gruppo, tutti fortemente motivati dalla passione per il proprio lavoro.
In totale sono state coinvolte 162 persone.
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Ma come ridistribuire la conoscenza riservata a questi fortunati?
Per diverse ragioni non era ovviamente possibile riutilizzare i contenuti dei docenti, quindi l’unica fonte potevano essere i partecipanti stessi...
L’idea messa in atto è stata quella di utilizzare dei
focus group
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I Focus Group
Il giorno immediatamente successivo al corso (la quasi totalità dei corsi era di una sola giornata), tutti i partecipanti sono tornati in aula, e con l’indice dei contenuti della lezione hanno discusso, commentato, selezionato tutti i temi trattati, scrivendo loro stessi in tempo reale lo storyboard per la versione elearning del corso customizzando i contenuti sulla realtà Equitalia.
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Secondo passo La creazione degli storyboard
Nel corso dei primi focus group è stato messo a punto un modello di file con una struttura predeterminata e una serie di indicazioni pratiche e di esempi per lo stile di scrittura, a seconda del tipo di contenuto.
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Modelli di contenuto Titolo del corso Presentazione del corso Introduzione all’argomento Definizioni Elenchi Azioni Procedure Norme Oggetti e Moduli Dati e Statistiche Riepilogo dell’argomento o dell’intero corso Casi di studio Esercitazioni
Per ogni modello, sono state indicate delle regole
da seguire…
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Esempio modello di contenuto Titolo del corso Presentazione del corso Introduzione all’argomento Definizioni Elenchi Azioni Procedure Norme Oggetti e Moduli Dati e Statistiche Riepilogo dell’argomento Casi di studio Esercitazioni
Se il tema della slide è riconducibile ad una azione, potrà contenere indicazioni su: • Chi compie l’azione • Chi ne è il destinatario o la subisce • Modalità di esecuzione (come, con
quali strumenti) • Cause ed effetti • Tempi (quando, in quanto tempo,
entro quando). • Cercare sempre di ricavare anche
un esempio reale o realistico per descrivere l’azione
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Regole generali per gli storyboard Come creare le slide
• Non serve inserire animazioni, non serve scegliere sfondi o colori, non serve inserire immagini a meno che non abbiate già a disposizione le immagini «giuste» per quella slide.
• Non servono caratteri tipografici strani, animati o colorati. Arial o Verdana vanno benissimo.
• A tutto ciò che grafica e immagine ci penseremo noi, se avete indicazioni inseritele nelle note.
• Se previsto lo speakeraggio, nelle note inserire il testo da far leggere allo speaker. Può anche essere più lungo e diverso da quello che compare nella slide.
• Dare indicazioni per le immagini da inserire a corredo della slide: indicare un’immagine esemplificativa del concetto generale che si vuole illustrare nella slide. Se a disposizione del docente, allegarla
• Se pensate siano necessari dei filmati, potete indicare nelle note che sarebbe bene inserire un filmato. Se avete indicazioni per reperirlo (sito internet, youtube…) potete fornirle.
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Regole generali per gli storyboard Produzione dei contenuti
Breve presentazione del corso e dei suoi contenuti, ad esempio: A chi si rivolge: quali figure, in quali situazioni e quali contenuti copre.
Inoltre, ogni modulo dovrà essere costituito dalle seguenti sezioni «logiche»:
• Problematizzazione
• Ricostruzione
• Applicazione
• Approfondimento
• Verifica
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Corso «Antiriciclaggio»
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Corso «Antiriciclaggio»
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Corso «Antiriciclaggio»
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Corso «Antiriciclaggio»
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Debrief dell’esperienza
- Il meccanismo dei focus group che diventano corsi online responsabilizza coloro che hanno avuto la fortuna di partecipare ai corsi d’aula e che avranno l’onere e onore di trasferire quanto appreso agli altri colleghi - Favorisce e incentiva la condivisione e lo spirito di gruppo - La metodologia del focus group e del confronto “incrociato” consente una riflessione critica sui temi e sugli argomenti oggetto del corso e facilita la metabolizzazione dei concetti - Un meccanismo che gratifica le persone - Valorizza i partecipanti: apparire come co-autore nei credit di un corso online che sarà fruito da oltre 8000 colleghi è certamente valorizzante e gratificante
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Riassumendo diamo i numeri!!
23
162
8625
corsi erogati
utenti iscritti a ogni corso
utenti coinvolti nei focus group
1000 Ad oggi, per ogni corso sono circa gli utenti che hanno completato la fruizione
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Costi e benefici
Per ogni dipendente, l’azienda aveva a disposizione circa 50 euro come budget di formazione totale (e-learning + aula).
Grazie alla strategia utilizzata, il costo/utente per tutti i 23 corsi realizzati è stato di meno di 5 euro.
In tal modo è stato possibile destinare il resto del budget per i corsi in aula e le altre attività legate alla formazione tradizionale.
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Replicabilità del modello
Il modello è esportabile in qualunque realtà organizzativa in cui ci siano
- Competenze diffuse e distribuite da mettere a sistema (knowledge management)
- Competenze che dall’esterno vengono portate a un ristretto gruppo di collaboratori ma sono di interesse generale
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Come replicarlo nella vostra realtà organizzativa?
Quali spunti di riflessione vi ha suggerito questa esperienza?
Come realizzereste un progetto simile?
Avete già gli strumenti tecnici e il supporto necessario?